Si të përgatitisim një ofertë eksporti

Të shumtë janë kontribuesit në rritjen ekonomike të një vendi, mirëpo eksporti është konsideruar si një nga kontribuesit më të rëndësishëm. Një rëndësi të veçantë për eksportuesin sot në tregtinë  ndërkombëtare, ka përpilimi i ofertës së mallrave që do të eksportojë në tregun e huaj. 

Këshillat e mëposhtme do t'ju ndihmojnë të përgatisni një ofertë profesionale eksporti dhe të tregtoni me sukses produktet tuaja.

Përpara se të përgatisni një ofertë ju duhet të informoheni për sa më poshtë:

- Nëse ka kufizime ose ndalime për importin e produktit tuaj në vendin ku doni të eksportoni. Gjithashtu, kërkesa të tjera specifike të vendit importues mund të jenë edhe lejet apo liçencat.

- Rregulla të tjera teknike për mbrojtjen e konsumatorit apo standarte teknike të shoqëruar me çertifikata të lëshuara nga institucione të autorizuara apo të legalizuara nga konsullata e vendit importues.

- Taksa dhe tatime; si rregull blerësi dhe shitësi paguajnë taksat dhe tatimet në vendet e tyre përkatëse. Por sigurisht palët mund të bien dakord edhe ndryshe në kontratë.

Ofertat mund të jenë të disa llojeve:

- Ofertë direkte – oferta i drejtohet direkt blerësit (importuesit) me të dhëna të sakta për cilësinë dhe sasinë.

- Ofertë pjesore – ofertë vetëm për një pjesë të mallrave që ka kërkuar blerësi (importuesi).

- Ofertë me sasi të papërcaktuar – oferta mbulon një sasi të papërcaktuar të sasisë së mallit.

- Ofertë tenderi – bazuar mbi një kërkesë tenderi nga një importues.

Oferta përbën një angazhim të shitësit për ato që ka shkruar dhe përbën një mjet të rëndësishëm marketingu në maredhëniet me klientët potencialë.

Një ofertë e shkruar mirë është prova e parë që prezanton efiçencën e kompanisë prandaj është e rëndësishme që blerësi të tërhiqet profesionalisht nga oferta, si nga përmbajtja, edhe nga paraqitja e saj. Rekomandohet që në ofertë të përdoret e njëjta gjuhë si në kërkesën e paraqitur nga blerësi.  Nëse kjo nuk është e mundur, atëherë një gjuhë e njohur ndërkombëtare, si anglishtja, do të ishte më e rekomandueshme.

Oferta duhet të jetë e shkruar thjeshtë dhe lehtësisht e lexueshme, në mënyrë të tillë që blerësi të marrë të gjithë informacionin e nevojshëm për të bërë një porosi.

Disa nga elementët më të rëndësishëm të ofertës janë si më poshtë:

- Produkti: emri, përmasat, pesha, vëllimi, kodi doganor (HS), materiali, ngjyra, etj. si edhe sasia (në rast se e keni të kufizuar).

- Çmimi: çmimi për njësi, monedha, skonto, rabatet sasiore, sasia minimale për porosi me çmimin e deklaruar.

- Koha e lëvrimit: të jetë sipas kërkesës së blerësit ose sipas sugjerimit tuaj (duke llogaritur në të edhe kohën që ju nevojitet për të marrë leje/liçenca të mundshme në atë vend).

- Termat e lëvrimit: Incoterm-a që ju deklaroni lidhet direkt me çmimin e ofruar (shih Incoterm-at).

- Termat e pagesës: koha, vendi dhe metoda e pagesës.

- Informacioni për paketimin: lloji i paketimit dhe materialit. Pesha neto dhe bruto të produktit, vëllimi kubik, përmasat e paketimit.

- Vlefshmëria e ofertës: data e skadencës së ofertës.

- Nënshkrimi: tradicionalisht oferta nënshkruhet nga shitësi, dhe blerësi.

Pasi dërgohet oferta, eksportuesi duhet të interesohet nëse oferta i ka mbërritur blerësit të mundshëm si edhe të përpiqet të kuptojë reagimin e tij dhe nëse ka ndërmend të bëjë një porosi.

Nëse oferta pranohet, është sjellje etike në biznes të dërgohet një konfirmim pranimi të porosisë nga klienti. Në këtë rast, duhet të krahasohet nëse porosia e dhënë është identike me ofertën e bërë.

Nëse nuk janë, atëherë do të thotë që kemi të bëjmë me një kundra-ofertë për të cilën duhet të ketë një reagim të menjëhershëm (duke e pranuar ose refuzuar).